موضوعات داغ

اشتراک گذاری فایل اکسل در شبکه

اشتراک گذاری فایل اکسل در شبکه

شاید برای شما هم اتفاق افتاده که می خواستید با همکارانتان روی یک فایل اکسل کار کنید ولی برای جابجا کردن این فایل ها یا باید از فلش ها و مموری ها برای جابجایی استفاده می کردید یا اینکه از ابزارهای اینترنتی. در این آموزش به بررسی روشی که به سادگی می توانید فایل ها را در یک شبکه داخلی به اشتراک گذارید و حتی چندین کاربر بر روی آن به صورت همرمان کار نمایند، می پردازد.

ابتدا پوشه ای را که فایل اکسل شما درآن قرار دارد را مانند فایل های دیگر در شبکه بین سیستم های مدنظر Share کنید تا همه بتوانند آن پوشه را در شبکه ببینند.

سپس فایل اکسل را باز کرده واز سربرگ Review گزینه Share Workbook را انتخاب کنید. کادر محاوره ای باز شده را به دقت تکمیل کنید ابتدا تیک گزینه….. Allow Changes را بزنید تا امکان share فایل مهیا شود سپس در سربرگ Advanced همان کادر محاوره ای تنظیمات مورد نظر را انجام دهید. این تنظیمات در عملکرد فایل بسیار مهم بوده و در سرعت و کارایی فایل شما تاثیر به سزایی خواهد داشت.

Excel Sharing in Talant.ir

 

در سربرگ Advanced  از تصویر بالا، پنجره ذیل نمایان می گردد که موارد مهم آن به شرح زیر است:

Track Changes
با تنظیم این گزینه می توانید از تغییرات انجام شده در تک تک سلولهای فایل با خبر شوید این اطلاعات به طور پیش فرض برای 30 روز نگهداری می شوند که قابل تغییر است. مثلاً فرض کنید که متوجه می شوید داده ای به اشتباه درج شده یا حذف شده است می توانیدبرای آن سلول از این ویژگی استفاده کرده و نام کاربری را که این عمل را انجام داده است مشاهده کنید.

 

share in excel

Update Changes
شاید مهمترین علتی که شما می خواهید یک فایل اکسل را به اشتراک بگذارید همین ویژگی باشد. اگر یک فایل اکسل اشتراکی نباشد اگر یک کاربر فایل را باز کند کاربران دیگر می توانند فایل را به صورت Read Only مشاهده نمایند و بالطبع نمی توانند در آن تغییری ایجاد نمایند. اما اگر فایل اشتراکی باشد چند کاربر به طور همزمان می توانند بر روی فایل به صورت Full Control عملیات انجام دهند اما سوالی که مطرح می شود این است که چه موقع من می توانم تغییرات اعمال شده توسط دیگر کاربران را مشاهده کنم؟
تنظیم گزینه Update Changes جواب این سوال را مشخص می کند. می توانید این تغییرات را به هنگام ذخیره فایل مشاهده کنید یا هر چند دقیقه ( قابل تنظیم ) یکبار فایل تمام تغییرات کاربران را بروز رسانی نماید. بسته به نوع کار و حجم فایل شما تنظیم این گزینه متفاوت خواهد بود اگر می خواهید مطمئن باشید که همواره آخرین تغییرات را می بینید گزینه 5 دقیقه یکبار را امتحان کنید و اگر فایل حجیمی دارید این کار باعث کندی کار شما خواهد بود پس بهتر است از گزینه به هنگام ذخیره فایل تغییرات نمایش داده شوند استفاده نمایید.

Confilicting Changes between users

قسمت بد ماجرا زمانی شروع می شود که فایل شما شروع به بروز رسانی می کند و با پیغام خطایی روبرو می شوید که اعلام می دارد سلول یا سلولهایی را که شما تغییر داده اید توسط کاربر دیگری نیز تغییر یافته است. ( تداخل پیش آمده است ) در این حالت می توانید تغییرات خود را اعمال یا تغییرات کاربر دیگر را قبول و فایل را به بروز رسانی نمایید. این گزینه نوع رفتار اکسل را در این شرایط مشخص می کند آیا از شما سوال شود و منتظر تصمیم بماند یا تغییراتی که توسط یک کاربر اعمال و ذخیره شده است را به عنوان پیروز قبول نماید.

نکته آخر اینکه فایل Share شده دارای عنوان Shared در نوار عنوان اکسل خواهد بود.

 

اکنون با این آموزش ملاحظه می کنید چقدر راحت توانستید فایل اکسل خود را با همکاران در شبکه به اشتراک بگذارید و همزمان روی آن کار کنید.

برچسب ها

‫2 نظرها

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا

بستن
بستن